Como fazer o seu Planejamento de Vendas
Nosso conteúdo anterior foi especial sobre vendas técnicas, com Augusto César Mestre, contou grandes histórias de vida que o levaram a construir uma carreira, da engenharia à área comercial, demonstrando, mais uma vez, como o ramo de vendas é rico e cheio de possibilidades.
Neste conteúdo, convidamos novamente o Caio Vidal, Head of Sales na RD Station, para retomarmos um assunto primordial, o planejamento de vendas.
Como é possível desenhar esse processo e tornar a equipe e a rotina mais eficientes?
Atualmente, nenhum mercado sobrevive sem planejamento e transformar o cenário para que os resultados se tornem o mais previsíveis possível é função de um processo bem planejado.
Traçar o plano não é o maior problema, executá-lo com confiança e objetividade sim. A execução depende de muitos detalhes e, principalmente, de uma equipe bem preparada.
Caio vai nos ajudar a descrever o passo a passo desse plano!! Confira!!
Planejamento de Vendas: O Que é
Sem planejamento, as vendas não ocorrem com eficiência e equilíbrio!
Para explicar como o planejamento funciona, Caio começa a conversa dando uma dica de ferramenta administrativa de vendas: a Sales Plan. A Sales Plan te ajuda a fazer o mapeamento do status atual das operações, da eficiência comercial e da produtividade do negócio.
Com base nessa análise, é realizada uma projeção, considerando as expectativas de crescimento versus a meta de vendas.
Em resumo, um planejamento descreve dois pontos:
- O ponto A, onde a empresa está;
- E o ponto B, onde a empresa quer chegar.
O planejamento é o caminho a ser percorrido para a meta desejada.
Visão da Equipe
E na visão do vendedor, como ocorre o planejamento?
Para Daniel Mestre, o vendedor tem que pensar que a sua meta deve ser maior que a meta da empresa. Elevar o nível da meta é uma forma de planejar o próprio desempenho, facilitando o processo e antecipando os resultados que podem dar errado.
Dessa forma, o vendedor consegue correr atrás com uma certa folga, caso ele não alcance as metas da empresa.
Para o Caio, executar é mais importante do que planejar. Planejar o mês, dominar os seus números e saber como chegar lá é o principal.
Visão da Gestão
Passando para a visão do gestor, ele elenca dois pontos essenciais:
1) Previsibilidade de resultados – saber se vai entregar a meta em um determinado período.
2) Cadência de resultados – sem cadência, as metas variam de mês a mês e isso não é planejamento.
Analisando o Ponto A
Daniel Mestre levanta a pergunta que todo devem fazer, “como foi o último período?”
Olhando para trás, a gestão percebe o que é preciso para crescer, analisando todas as variáveis e indicadores anteriores.
Na pandemia, por exemplo, foi um caso à parte, pois representou uma variável imprevisível, onde as metas tiveram que ser totalmente redesenhadas. Qualquer plano que represente o caminho até o ponto B precisa ser focado em metas para haver retorno financeiro e, então, a possibilidade de trilhar o caminho correto.
O Ponto B Deve Ser Realista
Uma meta muito alta pode ser vista pela equipe com desconfiança.
No entanto, pode ser o início de um plano de expansão que vai facilitar a entrega da equipe, com ofertas melhores de premiações e contratação de mais vendedores. Tudo isso depende de novas metas!!!
Observar indicadores como volume de vendas, quantidade de clientes, índice de lucratividade e taxa de recompra dos clientes podem traçar o caminho para o ponto B. Após a análise dos indicadores, também deve estar no planejamento o incentivo à equipe e o treinamento contínuo, para que o planejamento se mantenha na trilha.
Pontos Principais
Para realizar o planejamento deve-se listar as seguintes perguntas:
1) O que a equipe quer vender?
2) Qual o tipo de contrato e produto?
3) Qual o tipo de cliente?
4) Quem vai vender?
Fazendo uma analogia com futebol, “consigo chegar aonde eu quero com esse time, ou preciso de um meia, um lateral, um artilheiro?”.
É essencial saber se o time está preparado, se tem todas as ferramentas disponíveis e se estão prontos para trabalhar com essa meta. Essa contagem da equipe é denominada Headcount, e é preciso analisar as peças que serão usadas no alcance das metas.
Mapeamento Operacional
Para o Caio, além de analisar a eficiência do time, é importante realizar o mapeamento do histórico de dados, incluindo recursos, pessoas, ferramentas, produção e entrega. Pensando na eficiência do time, ele propõe analisar quem são os integrantes de baixa performance e entender se isso é razoável, como no caso de eles serem iniciantes.
Ainda há os desligamentos que a gestão faz e os que acontecem sem ele esperar. Essa previsibilidade de perda é importante para realizar a recomposição da equipe. Caio diz que é importante a gestão manter um pipeline de contratação, entrevistando pessoas constantemente, para não ficar sem “players” em um momento decisivo.
Com relação ao preparo de novos vendedores, ele usa o termo Ramp Up, também chamado de rampeamento, que seria o tempo que leva até que um novo vendedor comece a bater as metas.
Depois do histórico mapeado e das metas traçadas, um desafio maior pode ser planejado. Resumindo os pontos chave do planejamento, Caio usa a sigla “PPT”, pessoas, processos e tecnologia.
Pessoas
Entre os pontos chave, a contratação de pessoas é o mais crucial. Sem as pessoas certas contratadas e preparadas, o processo comercial não funciona e o uso da tecnologia não ajudará no caminho.
Caio entende que é bem mais produtivo a contratação ser longa e demorada, mas acertada, do que contratar um colaborador qualquer que será desligado por baixa performance posteriormente.
Daniel Mestre relembra que muitas empresas retardam o desligamento de vendedores improdutivos, achando que, em algum momento, o colaborador vai decolar, quando, na verdade, ele já passou do tempo de ramp up.
Indicadores
Comparando as vendas com uma dieta, Caio destaca que a meta é a perda de peso!!!
E o que é preciso para chegar lá? Consumir tantas calorias ao dia, realizar tantos por cento de atividade física, aeróbica e muscular, ou seja, todas essas etapas são os indicadores do processo, que devem ser medidos diariamente para chegar à meta.
Os indicadores chave são:
1) Geração de novas oportunidades
É o indicador que traz retorno, são projeções geradas com base na resposta e granularidade (incluem todos os pequenos detalhes). O que é preciso fazer para levantar oportunidades? Quem são os parceiros na carteira de clientes? Quantas calls (chamadas) foram realizadas? São perguntas cruciais para medir esse indicador.
2)Taxa de Conversão (baseada no funil de vendas)
Se a taxa é 10%, quer dizer que, de 100 oportunidades, 10 vendas são fechadas. Para essa análise, é preciso saber a quantidade de oportunidades que vão para a etapa de negociação, bem como a quantidade de fechamentos realizados em três períodos, diário, semanal e mensal.
3) Volume de Ligação
Verificar se há um padrão ou um desvio no volume de ligações realizadas para analisar o comportamento do time.
Forecast de Vendas
O forecast é quando a empresa faz uma previsão de quantas novas vendas ou clientes poderão alcançar em um determinado período. Para o Caio, é função do vendedor ter controle e previsibilidade da sua operação. Da mesma forma, é função da gestão ter controle do forecast do time para reportar aos executivos e à diretoria.
A previsibilidade é a alma do negócio, e ela está na mão da gestão e do vendedor!
Os benefícios principais da previsibilidade são:
1) Ter previsão de receita a curto prazo;
2) Poder aplicar um plano de ação a tempo;
3) Cadência de Resultado.
Através da ferramenta de forecast você une o time com base no compromisso da entrega. A equipe se compromete a alcançar as metas do mês para manter a cadência e ter o mínimo de previsibilidade.
Colocando o Plano em Ação
Para o Caio, é essencial ter rituais. Rituais de forecast, de gestão de time, de capacitação. Para que tudo flua com sincronia e resultados.
Além de manter a frequência dos rituais é primordial o cuidado com a equipe. Caio reforça que deve haver aquele momento de descontração, o cafezinho, o happy hour e tudo que for possível para a equipe recarregar as energias, porque ninguém funciona apenas na base da cobrança.
Para Daniel, o bate papo semanal é fundamental, porque traz ideias para a ação, planos de metas, compromissos e também cria momentos de apoio. Os dias da semana, como segunda, quarta e sexta podem ser utilizados como uma forma de dividir a análise por etapas.
Rituais
Daniel descreve uma forma de organizar a semana:
- A segunda-feira pode ser usada para traçar o que será feito, quanto cada um da equipe vai entregar;
- Na quarta-feira, analisar como está a semana, incluindo as objeções e outros problemas;
- Na sexta-feira, verificar como a semana transcorreu, se as metas foram alcançadas e como é possível colaborar melhor na próxima semana.
Frequência
Nesse ponto de organização de rituais, é essencial manter o ritmo. Pensando na ideia de ritual, o vendedor pode ter um ritual próprio, como uma forma de automotivação e confiança para começar o dia!
Nenhum caminho é percorrido sem planejamento, e, em vendas, não é diferente! São diversos detalhes a serem observados, mas um caminho bem planejado só trará benefícios para a gestão e a equipe. A análise dos indicadores e o desenho das metas podem gerar a tão almejada previsibilidade e cadência.
Conseguimos destrinchar todas as características principais de um planejamento de vendas, o mapeamento das operações e eficiência, bem como, a importância de colocar as pessoas na frente dos processos.
Agora é com você, o que acha de aprender mais com o Super Vendedores?!
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