Só é possível alcançar a previsibilidade nas vendas com uma equipe bem treinada, disciplinada para seguir o processo comercial e, acima de tudo, confiante do passo que deve seguir.
Mas as equipes comerciais têm a difícil missão de bater metas diariamente, semanalmente e mensalmente.
E nem sempre os resultados são alcançados a tempo, e é por isso que o conceito de previsibilidade é tão importante.
Para uma empresa prever os resultados, é preciso muita técnica comercial e disciplina, mas o nosso convidado destaca um fator essencial: a equipe de vendas.
Caio Vidal é apaixonado por vendas e por liderança, foi Executivo de Contas em diferentes segmentos, como agência de marketing, empresa de software, e-commerce, entre outras.
À época do podcast, Caio atuava como Gerente de Vendas do RD Station CRM, e acompanhou de perto o time de vendas, aplicando os métodos mais modernos para incentivar a equipe e prever os resultados.
O que é ter Previsibilidade Nas Vendas?
O conceito de previsibilidade em vendas é um dos pontos fundamentais de uma estratégia comercial.
Previsibilidade significa ter o máximo de controle sobre diversos aspectos do processo de vendas e da capacidade de negociação.
O primeiro aspecto a destacar é o controle da negociação, mas o que isso significa na prática?
Envolve ter o domínio sobre quando o cliente efetuará o pagamento, qual é a expectativa do cliente para iniciar o projeto e, fundamentalmente, quando o cliente tomará a decisão de fechar negócio.
Ter controle sobre esses elementos é o primeiro passo para alcançar a previsibilidade.
O método de forecast (ajuste de orçamento ou previsão de faturamento em um período) é uma ótima ferramenta para determinar a previsibilidade.
Para o Caio, deve-se evitar a armadilha de deixar nas mãos do cliente as decisões sobre o fechamento, o plano e a forma de pagamento.
Delegar essas escolhas ao cliente, acaba comprometendo a previsibilidade, resultando em meses de indefinição e perda de controle na condução das negociações.
Previsão de Recorrência de Vendas
A habilidade de prever a recorrência de qualquer venda depende da necessidade do cliente em adquirir novamente o produto ou serviço, permitindo ao vendedor antecipar futuras vendas e estabelecer um ciclo previsível de negócios.
Indicadores-Chave
A construção da previsibilidade nas vendas envolve a análise de três indicadores-chave.
- Número de oportunidades gerenciadas no momento. A análise histórica das oportunidades fechadas é essencial para projetar o futuro;
- Abordagem de novas oportunidades, projetando a expectativa realista de fechamento;
- Avaliação do ganho, ponderando o que está no pipeline para fechar.
Um erro comum na busca pela previsibilidade é desconsiderar um dos três fatores.
É preciso considerar tanto as oportunidades gerenciadas quanto as prospectadas e as expectativas de fechamento.
Quem negligencia qualquer um desses indicadores enfrenta o risco de não alcançar suas metas, mesmo que, eventualmente, as batam.
Estratégias e Organização da Equipe Comercial
Um exemplo prático é quando um vendedor, no final do mês, percebe a falta de pipeline e a dificuldade em acelerar seu ciclo de vendas.
Estratégias de recuperação, como revisitar oportunidades “perdidas” e mapear expectativas de fechamento, são essenciais para construir o pipeline do próximo mês.
Sem a organização, sem o registro das informações no CRM e sem a análise constante dos indicadores, a equipe comercial não poderá garantir uma visão clara do que deve ser feito, mas, ao contrário, terão que caminhar no escuro, perdendo o controle das ações que desempenham.
Principais Atividades Para Ter Previsibilidade
Para que a equipe se sinta segura de cada passo, algumas atividades essenciais precisam ser executadas de forma obstinada, criando-se metas diárias, semanais e mensais.
Caio reforça que a equipe deve receber com determinação as missões atribuídas.
1. Definindo o Papel do Vendedor
Na primeira fase, após a seleção e treinamento, o vendedor recebe orientação sobre três pontos fundamentais:
- Bater metas todos os meses: O vendedor é instigado a atingir metas mensais com 100% de eficiência, enfatizando a importância da constância na performance;
- Garantir previsibilidade: A previsibilidade nas vendas é destacada como crucial, com a necessidade de um processo consistente para fornecer informações confiáveis aos gestores;
- Aplicar rigor no processo: Introduzindo o conceito de “App Rigor” (rigor absoluto com o uso e registro de informação) associado à responsabilidade de manter a precisão das informações no CRM, enfatizando a gestão eficaz da informação.
2. Data de Fechamento
Para Caio Vidal, é importante ter uma data de fechamento realista e bem planejada.
Alertando para armadilhas comuns, como estabelecer oportunidades para datas distantes sem considerar a viabilidade prática.
A técnica proposta é mapear os detalhes da negociação para evitar armadilhas, garantindo que a data de fechamento seja fundamentada em critérios sólidos.
3. Próximos Passos
Outro ponto fundamental é a necessidade de estabelecer próximos passos claros em cada negociação.
Os acordos com os clientes precisam ser concretos e alcançáveis para evitar informações vagas e pouco úteis.
Esse comprometimento é visto como essencial para manter o controle do processo de vendas.
4. Qualificação de Oportunidades
O vendedor é instruído a não apenas levar oportunidades para o funil de vendas, mas a assegurar que essas oportunidades sejam genuínas e apresentem potencial real de conversão.
O objetivo é evitar o excesso de oportunidades frias e manter o pipeline mais assertivo.
5. Disciplina e Hábito
Além de técnicas específicas, também é preciso reforçar os aspectos comportamentais, exigindo disciplina e hábito na rotina de vendas.
A consistência nas abordagens e na execução de atividades é essencial para a previsibilidade nas vendas.
Desde a definição clara do papel do vendedor até a implementação de práticas disciplinadas e estratégias específicas, visam proporcionar não apenas resultados imediatos, mas uma base sólida para se ter previsibilidade nas vendas.
Gestão do Funil e Previsibilidade
Na busca pela previsibilidade, a gestão do funil de vendas também não deve ser subestimada, sendo peça-chave para a eficiência operacional e para o alcance das metas.
O processo de gerenciamento do funil de vendas começa com o vendedor.
É fundamental compreender que a responsabilidade por uma gestão eficaz do pipeline está diretamente ligada ao sucesso individual e coletivo da equipe de vendas.
Para o Caio, assim como um cozinheiro depende de facas afiadas, ferramenta básica para a função, também o vendedor depende de um funil bem gerenciado como ferramenta essencial.
Na contratação de novos membros para a equipe de vendas, é crucial identificar características que indicam disciplina e habilidade para gerenciar o funil.
Caio estabelece alguns critérios na contratação dos colaboradores, realizando perguntas sobre rotina diária e hábitos dos candidatos para descobrir a capacidade do candidato em lidar com a responsabilidade e a disciplina.
Capacidade e Limites do Vendedor
Cada vendedor possui uma capacidade máxima de gerenciamento de oportunidades no funil.
Essa capacidade é um “trigger” (gatilho de ação que impede o acúmulo de oportunidades no CRM), é um comando que a equipe deve seguir e respeitar.
Por exemplo, se um vendedor tem a capacidade de gerenciar até 70 oportunidades por mês, ultrapassar esse limite resulta em queda na qualidade de atendimento e comprometimento dos resultados.
A definição dessa capacidade não é uma abordagem única para todos os negócios, e varia de acordo com o modelo de operação.
No entanto, compreender o número máximo de oportunidades gerenciáveis é essencial para manter a qualidade do serviço.
Estabelecer uma rotina consistente é fundamental para garantir a consistência nos resultados.
Seja prospectando, gerenciando a carteira de clientes ou realizando pós-venda, seguir uma abordagem disciplinada melhora significativamente a previsibilidade.
É comum que, ao experimentar novas estratégias ou processos, uma pequena parcela do tempo seja dedicada a essa exploração.
No entanto, essa exploração deve ser mantida em um mínimo para garantir a consistência e a previsibilidade.
Ajustando o Funil com Base em Dados
Caio destaca uma experiência que a RD Station realizou depois que os colaboradores comentaram, através de pesquisas internas, que estavam trabalhando em excesso e não alcançavam os resultados.
O time de Sales Ops (Sales Operations, equipe de Inteligência Comercial que fornece suporte ao time de vendas) começou a cronometrar o tempo das atividades dos vendedores, e perceberam que muitas tarefas consumiam o tempo diário, dificultando o avanço no processo de negociação.
A gestão percebeu que deveria haver um limite de oportunidades para que o fluxo do funil fosse sadio para a equipe.
Eles passaram de 90 oportunidades para um limite de 40, de modo que as tarefas pudessem ser realizadas com qualidade.
Dicas Para a Gestão do Funil de Vendas
- Qualificação Eficaz: Implemente barreiras de entrada para garantir que apenas leads prontos para comprar avancem no funil. Isso permite uma melhor alocação de tempo e esforço para os leads mais promissores;
- Acompanhamento Consciente: Ajuste o acompanhamento de acordo com os acordos feitos com os clientes. Evite sobrecarregar leads com comunicações desnecessárias e mantenha uma abordagem personalizada;
- Feedback Constante: Forneça feedback regularmente, principalmente para o time de marketing. Compartilhe insights sobre a capacidade produtiva da equipe e ajuste estratégias conforme necessário;
- Capacidade Produtiva Personalizada: Analise as atividades realizadas pelos membros da equipe para entender a capacidade produtiva individual. Isso ajuda na definição de metas realistas e na promoção de uma carga de trabalho equilibrada;
- Foco na Eficiência: Identifique atividades que não contribuem diretamente para o processo de vendas e remova ou redistribua essas tarefas. Isso melhora a eficiência e permite que a equipe foque no que realmente importa.
A gestão eficiente do funil de vendas depende da capacidade produtiva dos vendedores e da manutenção de uma disciplina consistente, para que seja possível ajustar estratégias conforme necessário.
As equipes de vendas podem conquistar resultados mais sustentáveis e aprender continuamente através de métricas, de feedback constante e de práticas essenciais para otimizar o processo.
Papel da Gestão
Para Caio Vidal é fundamental que a gestão oriente a adoção efetiva do CRM.
A resistência à mudança é um obstáculo comum, mas é papel da liderança assegurar que o time compreenda e adote os novos processos.
O gestor e a gestora precisam ser facilitadores, auxiliando na transição e garantindo que a execução do playbook aconteça conforme o planejado.
Para o Cairo gestão deve atuar como um coach, não apenas cobrando resultados, mas questionando e guiando a equipe no processo de adaptação.
A resistência à mudança é muito natural, mas é responsabilidade do(a) gestor(a) liderar a transição, garantindo que o time compreenda a necessidade e benefícios da mudança.
Playbook e Pipeline sob responsabilidade da gestão
Depois do acompanhamento constante da equipe e do uso efetivo do CRM, o próximo passo é garantir a execução do playbook.
Ele é o guardião da consistência operacional, e assegura que cada membro da siga os processos estabelecidos.
Além disso, a gestão de pipeline, fundamental para prever resultados, está sob supervisão direta da gestão.
Cada camada da hierarquia tem seu papel, coordenadores, gerentes e diretores, mas o coordenador, está mais próximo à equipe de vendas, e desempenha uma função essencial na implementação eficaz do playbook.
Desenvolvimento individual e gestão comportamental
A análise de dados também é uma habilidade essencial para a gestão, permitindo interpretar relatórios e compreender os problemas por trás dos números.
O gestor não deve ser um mero cobrador de resultados, mas um facilitador do desenvolvimento da equipe.
O uso de perguntas e feedbacks construtivos é importante para o colaborador se sentir confiante.
O gestor deve conhecer individualmente cada membro da equipe, entendendo suas características e incentivando o crescimento.
Caio dá uma dica de uma metodologia de gestão comportamental:
- A divisão dos colaboradores em quadrantes, para facilitar o acompanhamento e a avaliação;
- Quem está em aprendizado recebe a orientação de perto, ensinando detalhadamente o passo a passo e tirando todas as dúvidas;
- Já os colaboradores que estão performando, podem ser desafiados e questionados, exigindo uma orientação mais indireta.
Dessa forma, a gestão adapta sua abordagem de acordo com as necessidades individuais de cada membro da equipe.
Transparência, comissões e cultura de previsibilidade
A liderança também precisa acompanhar de perto a questão comportamental, porque manter a previsibilidade financeira causa ansiedade na equipe.
Na RD Station, a gestão simplificou os cálculos de comissão, fornecendo aos colaboradores uma calculadora em tempo real que mostra aos vendedores quanto eles vão ganhar no momento em que as vendas são realizadas, proporcionando uma motivação a mais e garantindo que alcancem as metas a tempo.
A transparência com relação às comissões é um elemento que auxilia na construção de uma cultura forte e incentiva a equipe a buscar a previsibilidade nas vendas de forma prática e objetiva, promovendo um ambiente mais estável para a equipe.
Desde a garantia da execução do playbook até o desenvolvimento individual da equipe, a atuação da gestão é fundamental para a construção da previsibilidade, que, não apenas beneficia os vendedores, mas contribui para o crescimento sustentável da empresa.
Confira nosso conteúdo especial sobre Processo Comercial, também com a participação de Caio Vidal!
Gostou do nosso conteúdo? Comente e Compartilhe!!!
O Super Vendedores realiza consultorias para empresas (B2B) e treinamentos em vendas para vendedores! Entre em contato conosco para entender como podemos trabalhar juntos.
