Como Escrever Email Corretamente

Atualmente, o e-mail é a melhor ferramenta de troca de informação entre vendedor x cliente e é muito utilizada no ambiente corporativo, visto sua rapidez e eficiência. Esse recurso tornou-se tão usual que é praticamente impossível ficar sem ele nos dias atuais, ainda mais com o avanço da tecnologia nos smartphones e tablets. Pensando nisso, criamos o artigo “Como Escrever email Corretamente” para auxiliar nas suas atividades!

Porque o Email é Fundamental nos dias Atuais?

Quer ver como o email é fundamental? Imagine passar 1 dia inteiro sem utilizá-lo! Como você vai se comunicar com seus clientes e seu chefe sem usar o email? Como vai poder enviar a proposta comercial para seu novo cliente?

Infelizmente, por todas as empresas que passei e em todos os relacionamentos comerciais que tive, vejo que os profissionais de vendas não estão preparados para utilizar essa ferramenta corretamente.

Como Escrever Email Corretamente

Péssima escrita, falta de concordância, falta de apresentação e ainda não desenvolver o assunto corretamente são alguns dos itens que estão, na minha opinião, em destaque quando analisamos criteriosamente um email.

O Processo de Comunicação em um Email Bem Escrito:

Visto sua importância (afinal, comunicação é TUDO hoje em dia), é fundamental que todo bom vendedor saiba escrever corretamente um email, evitando gafes e textos que possam ocasionar uma má interpretação.

Primeiramente, é de suma importância entender que, em um processo de comunicação, se houver uma falha no entendimento da mensagem esse erro é de responsabilidade do EMISSOR. SIM! Esse problema é seu e é justamente esse o ponto em questão!

O Processo de Comunicação em um Email Bem Escrito entre Emissor e Recptor

Se escrevermos um bom email, nosso cliente vai nos entender melhor e, consequentemente, aumentamos a probabilidade de fechar uma venda, certo? Então, para que você possa desenvolver a ideia, escrever corretamente e alcançar seu objetivo, preparamos 12 dicas práticas para você utilizar a partir de hoje!

12 Dicas Práticas de Como Escrever um Email Corretamente:

1 – Campo ASSUNTO do email:

Uma coisa é enviar um email. Outra é quando seu cliente ABRE e LÊ seu email. O que separa essas duas ações é justamente o ASSUNTO do seu email! Sendo assim, informe neste campo o FOCO da sua comunicação, de forma sucinta e que gere curiosidade!

Para isso, utilize algumas palavras que vão fazer seu cliente abrir o email. Em marketing digital, chamamos isso de CALL-TO-ACTION (a tradução livre seria chamada para ação). Se você colocar algo que desperte o interesse no cliente, porque ele não abriria seu email?

Sendo assim, use termos como “veja agora”, “não perca tempo”, “você sabia…”, “conforme conversamos”, “Lembre-se que…” e o que eu mais gosto: “conforme solicitado Sr.(a) XYZ, segue…

Campo ASSUNTO do email é importante para garantir que seu cliente leia o email!

Campo ASSUNTO do email é importante para garantir que seu cliente leia o email!

São pequenos termos que vão prender a atenção do seu cliente ou prospect e fazer com que ele acesse o CONTEÚDO do seu email.

2 – Cumprimente seu Cliente:

Muitos profissionais de vendas quando escrevem um email, seja o primeiro contato ou não, esquecem-se de colocar o NOME do cliente e uma saudação. Essa saudação pode ser um simples “bom dia”, mas vai fazer diferença.

O cumprimento tem duas funções: tornar a mensagem mais pessoal, ou seja, não está sendo escrita por um robô e ainda tem a função de situar o tempo. Dessa forma, SEMPRE cumprimente o cliente no horário em que está escrevendo a mensagem e não quando você pensa que ele vai ler o email.

DICA EXTRA: quando for fazer um cumprimento, utilize a palavra “MUITO” (muito bom dia, por exemplo), pois isso passa energia a quem esta lendo, acredite!

Cumprimente seu Cliente de forma animada para escrever email vendedor!

Cumprimente seu Cliente de forma animada. Isso faz TODA a diferença!

3 – Escreva Corretamente a Introdução:

No primeiro parágrafo, escreva de forma clara e objetiva a introdução da sua mensagem. Para TODO assunto deve-se primeiro fazer uma introdução bem elaborada.

Sendo assim, se você conversou com o prospect no telefone, reforce que é uma sequência da sua conversa. Se for a primeira vez que vai abordar o prospect, mostre claramente como sua empresa e produto pode ajuda-lo.

Essa etapa é importante, porque a introdução é responsável por seu cliente continuar a ler ou não seu email. Dessa forma, aprender a escrever uma boa introdução vai garantir que sua mensagem seja lida até o fim e compreendida!

Escreva Corretamente a Introdução para prender a atenção do seu cliente

Escreva Corretamente a Introdução para prender a atenção do seu cliente

4 – Capriche no Desenvolvimento:

Ninguém tem tempo de ler grandes parágrafos de apresentação do seu produto ou serviço. Desenvolva a sua mensagem claramente e de forma objetiva, mas muito explicativa.

Aprenda a classificar a informação por linha, ou seja, após a introdução, libere o conteúdo do seu email por linhas, não permitindo que seja escrito longos parágrafos.

Capriche no desenvolvimento e use tópicos para facilitar o entendimento do seu cliente!

Capriche no desenvolvimento e use tópicos para facilitar o entendimento do seu cliente!

5 – Use Tópicos para Facilitar:

Prefira transmitir o conteúdo através de tópicos (conhecido como bullets), ignorando longos parágrafos. Dessa forma você consegue passar um conteúdo denso, mas resumindo o texto e trabalhando eficazmente!

O melhor exemplo é este artigo que você está lendo, onde cada assunto está separado por tópicos, numerados e ainda com poucas linhas entre os parágrafos! Afinal, ler um texto longo no computador ou no smartphone não é nada agradável, certo?

6 – Use Uma Organização Cronológica:

Se você está abordando um assunto delicado ou mesmo seus produtos ou serviços são complexos de serem explicados, utilize os tópicos e ainda faça uma organização cronológica para facilitar o entendimento.

Esse é o maior desafio de um vendedor: organizar a comunicação para que o cliente entenda justamente o que ele deseja e na hora certa!

DICA EXTRA: para organizar cronologicamente um assunto, escreva ele primeiramente no Word ou no Bloco de Notas do Windows e depois separe cada assunto por linha. Essa é a melhor forma de você não se perder no próprio raciocínio.

Curso de Vendas online as 5 Técnicas de Vendas para Você Vender Mais!

CLIQUE AQUI E CONHEÇA O TREINAMENTO DE VENDAS AGORA!

7 – Não Use LETRAS MAIÚSCULAS!

Não escreva (ou evite ao máximo) o texto do seu e-mail em LETRAS MAIÚSCULAS! Na verdade, formalmente, escrever dessa forma quer dizer que você está “gritando” com seu remetente e isso é extremamente deselegante.

DICA EXTRA: não existe problema NENHUM em colocar uma ou duas palavras em maiúsculo. Na verdade, essa é uma EXCELENTE FORMA de chamar a atenção o seu cliente para algo que ele precisa (ou deve) ler!

8 – Evite Gírias:

NUNCA utilize gírias nos seus e-mails profissionais. Mantenha sempre a polidez, mesmo que seu cliente seja seu “amigão” (afinal, seu chefe pode estar recebendo cópia oculta sem você saber).

Atente para vícios de linguagens como as palavras “tipo”, “né”, “ok” entre outras. Isso também é deselegante e pode transmitir amadorismo ao seu cliente.

9 – Coloque em Cópia TODAS as Pessoas:

Se você for citar o nome de alguém na mensagem, certifique-se de que COPIOU (inseriu o email no campo CC:) e informar, logo após o nome dele(a) a seguinte expressão “(que nos lê em cópia)”. Dessa forma evita-se a famosa fofoca corporativa.

10 – Revise Antes de Enviar o Email:

Nada melhor que fazer uma boa revisão do seu texto antes de enviar ao cliente. Nessa revisão, é normal encontrarmos erros de português ou mesmo descobrirmos que não estamos sendo claro o suficiente.

11 – Finalizando Corretamente o Email:

Quando for terminar o email, insira uma frase clara informando o término da mensagem seguida da próxima ação a que você deseja que seja feita.

Finalizando Corretamente o Email

Finalizar bem o email é tão importante quando iniciá-lo!

Para exemplificar: “Sem mais, agradeço sua atenção e fico no aguardo de um breve retorno” ou “Sem mais, agradeço sua atenção e me coloco ao inteiro dispor para esclarecimentos que julgue necessário”.

Essas duas formas de encerrar o email transmitem credibilidade e força seu destinatário a responder sua mensagem.

12 – Evite SPAM e Mensagens indesejadas:

Evite enviar mensagens de gozação, piada ou correntes de simpatia para seus clientes, ainda mais no email corporativo. Nem todo mundo tem tempo para ler (ou apagar) essas mensagens e isso pode ser um fator determinante na opinião que seu cliente tem de você.

Conclusão de Como Escrever um Email Corretamente:

Mais uma vez, a responsabilidade de garantir o entendimento da mensagem passada através do email é de você, caro leitor. Além disso, preocupe-se com a concordância e com a forma que está escrevendo.

O mais interessante é procurar ser claro e objetivo, mas NUNCA entregar toda a informação de uma vez, gerando curiosidade e despertando o interesse do seu cliente ou Prospect!

Para não errar, faça um rascunho da ideia que deseja transmitir e, logo após escrever o email, leia para ver se seguiu o planejado. Na dúvida, peça a um colega de trabalho (vendedor, de preferência) para ler o seu texto. Caso ele tenha entendido, envie imediatamente.

Se você seguir essas dicas acima, tenho certeza que atingir seu objetivo na comunicação eficaz por email, vender mais e melhor!

Boas Vendas e SUCESSO!

Curso de Vendas online as 5 Técnicas de Vendas para Você Vender Mais!

CLIQUE AQUI e conheça o TREINAMENTO COMPLETO!