Atualmente, o e-mail é a melhor ferramenta de troca de informação entre vendedor x cliente e é muito utilizado no ambiente corporativo, visto sua rapidez e eficiência. Esse recurso tornou-se tão usual que é praticamente impossível ficar sem ele nos dias atuais, ainda mais com o avanço da tecnologia nos smartphones e tablets.
Pensando nisso, criamos o artigo “como escrever email corretamente” para auxiliar em suas atividades!
Porque o Email é Fundamental nos dias Atuais?
Quer ver como o email é fundamental? Imagine passar 1 dia inteiro sem utilizá-lo! Como você vai se comunicar com seus clientes ou seu chefe sem usar o email? Como vai poder enviar a proposta comercial para seu novo cliente?
Infelizmente, por todas as empresas que passei e em todos os relacionamentos comerciais que tive, vejo que os profissionais de vendas não estão preparados para utilizar essa ferramenta corretamente.
Péssima escrita, falta de concordância, falta de apresentação e ainda não desenvolver o assunto corretamente são alguns dos itens que estão, na minha opinião, em destaque quando analisamos criteriosamente um email.
O Processo de Comunicação em um Email Bem Escrito:
Visto sua importância (afinal, comunicação é TUDO hoje em dia), é fundamental que todo bom vendedor saiba como escrever email corretamente, evitando gafes e textos que possam ocasionar uma má interpretação.
Primeiramente, é de suma importância entender que, em um processo de comunicação, se houver uma falha no entendimento da mensagem esse erro é de responsabilidade do EMISSOR. SIM! Esse problema é seu e é justamente esse o ponto em questão!
Se escrevermos um bom email, nosso cliente vai nos entender melhor e, consequentemente, aumentaremos a probabilidade de fechar uma venda, certo?
Então, para que você possa desenvolver a ideia, escrever corretamente e alcançar seu objetivo, preparamos 12 dicas práticas para você utilizar a partir de hoje!
12 Dicas Práticas de Como Escrever um Email Corretamente:
Agora que fizemos a introdução do artigo, vamos falar sobre as 12 dicas:
1 – Campo ASSUNTO do email:
Uma coisa é enviar um email. Outra é quando seu cliente ABRE e LÊ seu email. O que separa essas duas ações é justamente o ASSUNTO do email! Sendo assim, informe neste campo o FOCO da sua comunicação, de forma sucinta e que gere curiosidade!
Para isso, utilize algumas palavras que vão fazer seu cliente abrir o email. Em marketing digital, chamamos isso de CALL-TO-ACTION (a tradução livre seria chamada para ação). Se você colocar algo que desperte o interesse no cliente, porque ele não abriria seu email?
Sendo assim, use termos como “veja agora”, “não perca tempo”, “você sabia…”, “conforme conversamos”, “lembre-se que…” e o que eu mais gosto: “conforme solicitado Sr.(a) XYZ, segue…”
São pequenos termos que vão prender a atenção do seu cliente ou prospect e fazer com que ele acesse o CONTEÚDO do seu email.
2 – Cumprimente seu Cliente:
Muitos profissionais de vendas quando escrevem um email, seja o primeiro contato ou não, esquecem de colocar o NOME do cliente e uma saudação. Essa saudação pode ser um simples “bom dia”, mas vai fazer diferença.
O cumprimento tem duas funções: tornar a mensagem mais pessoal, ou seja, não está sendo escrita por um robô e ainda tem a função de situar o tempo. Dessa forma, SEMPRE cumprimente o cliente no horário em que está escrevendo a mensagem e não quando você pensa que ele vai ler o email.
DICA EXTRA: quando for fazer um cumprimento, utilize a palavra “MUITO” (muito bom dia, por exemplo), pois isso passa energia a quem esta lendo, acredite!
3 – Escreva Corretamente a Introdução:
No primeiro parágrafo, escreva de forma clara e objetiva a introdução da sua mensagem. Para TODO assunto deve-se primeiro fazer uma introdução bem elaborada.
Sendo assim, se você conversou com o prospect no telefone, reforce que é uma sequência da sua conversa. Se for a primeira vez que vai abordar o prospect, mostre claramente como sua empresa e produto pode ajudá-lo.
Essa etapa é importante, porque a introdução é responsável por seu cliente continuar a ler ou não seu email. Dessa forma, aprender a escrever uma boa introdução vai garantir que sua mensagem seja lida até o fim e compreendida!
4 – Capriche no Desenvolvimento:
Ninguém tem tempo de ler grandes parágrafos de apresentação do seu produto ou serviço. Desenvolva a mensagem clara e objetivamente, mas de forma muito explicativa.
Aprenda a classificar a informação por linha, ou seja, após a introdução, libere o conteúdo do seu email por linhas, não permitindo que seja escrito longos parágrafos.
5 – Use Tópicos para Facilitar:
Prefira transmitir o conteúdo através de tópicos (conhecido como bullets), ignorando longos parágrafos. Dessa forma você consegue passar um conteúdo denso, mas resumindo o texto e trabalhando de forma eficaz!
O melhor exemplo é este artigo que você está lendo, onde cada assunto está separado por tópicos, numerados e ainda com poucas linhas entre os parágrafos! Afinal, ler um texto longo no computador ou no smartphone não é nada agradável, certo?
6 – Use Uma Organização Cronológica:
Se você está abordando um assunto delicado ou mesmo seus produtos ou serviços são complexos de serem explicados, utilize os tópicos e ainda faça uma organização cronológica para facilitar o entendimento.
Esse é o maior desafio de um vendedor: organizar a comunicação para que o cliente entenda justamente o que ele deseja e na hora certa!
DICA EXTRA: para organizar cronologicamente um assunto, escreva ele primeiramente no Word ou no Bloco de Notas do Windows e depois separe cada assunto por linha. Essa é a melhor forma de você não se perder no próprio raciocínio.
7 – Não Use LETRAS MAIÚSCULAS!
Não escreva ou, evite ao máximo, textos em LETRAS MAIÚSCULAS! Na verdade, formalmente, escrever dessa forma quer dizer que você está “gritando” com seu remetente e isso é extremamente deselegante.
DICA EXTRA: não existe problema NENHUM em colocar uma ou duas palavras em maiúsculo. Na verdade, essa é uma EXCELENTE forma de chamar a atenção do seu cliente para algo que ele precisa (ou deve) ler!
8 – Evite Gírias:
NUNCA utilize gírias em seus e-mails profissionais. Mantenha sempre a polidez, mesmo que seu cliente seja seu “amigão”, afinal, seu chefe pode estar recebendo cópia oculta sem você saber.
Atente-se para vícios de linguagens como as palavras “tipo”, “né”, “ok” entre outras. Isso também é deselegante e pode transmitir amadorismo ao seu cliente.
9 – Coloque em Cópia TODAS as Pessoas:
Se você for citar o nome de alguém na mensagem, certifique-se de que inseriu o email no campo “CC:” e informou, logo após o nome a seguinte expressão “que nos lê em cópia”. Dessa forma evita-se a famosa fofoca corporativa.
10 – Revise Antes de Enviar o Email:
Nada melhor que fazer uma boa revisão do seu texto antes de enviar ao cliente. Nessa revisão é normal encontrarmos erros de português ou mesmo descobrirmos que não estamos sendo claros o suficiente.
11 – Finalizando Corretamente o Email:
Quando for terminar o email, insira uma frase clara informando o término da mensagem seguida da próxima ação que você deseja que seja feita.
Para exemplificar: “Sem mais, agradeço sua atenção e fico no aguardo de um breve retorno” ou “Sem mais, agradeço sua atenção e me coloco ao inteiro dispor para esclarecimentos que julgue necessário”.
Essas duas formas de encerrar o email transmitem credibilidade e força seu destinatário a responder sua mensagem.
12 – Evite SPAM e Mensagens Indesejadas:
Evite enviar mensagens de gozação, piada ou correntes de simpatia para seus clientes, ainda mais no email corporativo. Nem todo mundo tem tempo para ler ou apagar essas mensagens e isso pode ser um fator determinante na opinião que seu cliente tem de você.
Conclusão de Como Escrever Email Corretamente:
Mais uma vez, a responsabilidade de garantir o entendimento da mensagem passada é sua, caro leitor. Portanto, preocupe-se com a concordância e com a forma como o email está sendo escrito.
O mais interessante é procurar ser claro e objetivo, mas NUNCA entregar toda a informação de uma vez, gere curiosidade e desperte o interesse no seu cliente ou Prospect!
Para não errar, faça um rascunho da ideia que deseja transmitir e, logo após escrever o email, leia para ver se seguiu o planejado. Na dúvida, peça a um colega de trabalho (vendedor, de preferência) para ler o seu texto. Caso ele tenha entendido, envie imediatamente.
Se você seguir as dicas acima, tenho certeza que atingirá seu objetivo na comunicação eficaz por email para vender mais e melhor!
Um forte abraço, boas vendas e sucesso!
